Mapeando uma atividade utilizando o SIPOC

No post Como planejar um relatório gerencial demonstrei as etapas a serem executadas antes do desenvolvimento de uma atividade. Porém às vezes temos que assumir atividades que são executadas da mesma forma a muito tempo. Mapear e entender o a atividade antes de realizá-la é uma ótima oportunidade para criticar o processo a fim de realizar melhorias.

Apresento brevemente neste artigo o SIPOC que irá auxiliar na identificação no fluxo  de informações necessários para a realização da atividade.

O SIPOC é uma ferramenta de qualidade utilizada na metodologia six sigma e tem por objetivo identificar os aspectos relevantes do processo. O significado de cada letra está descrito na lista abaixo:

• Suppliers (Fornecedores): As pessoas ou departamentos que fornecem os insumos ou dados necessários para a realização da atividade.
• Inputs (Entradas): São os insumos necessários para a realização da atividade. Caso a atividade seja eletrônica, os dados são considerados como entradas.
• Process (Processos): É o processo detalhado necessário para gerar as saídas da atividade. (a resposta da pergunta How da metodologia 5W2H)
• Output (Saídas): São os produtos, serviços ou informações que devem ser entregues ao final da atividade
• Customers (Clientes): São as pessoas ou departamentos que irão utilizar as saídas da atividade.

Utilizarei o exemplo do cálculo da  folha de pagamento, citado nos posts anteriores,  para demonstrar  como ficaria o diagrama.

 

 

O SIPOC não tem muito segredo, mas o exercício de prepara-lo ajudará você a refletir sobre como as coisas acontecem para então propor melhorias ao processo atual.

Veja outros post sobre como preparar relatórios gerenciais:

Como organizar dados em tabelas
Como planejar um relatório gerencial
Como aplicar 5W2H em relatórios gerenciais

Como organizar dados em tabelas

Depois de realizado os passos iniciais para a preparação de um relatório gerencial (Conforme publicado no último post) o próximo passo é consolidar os dados necessários para fazer o relatório.

Os dados podem estar originalmente nos mais variados formatos possíveis. Transformar e consolidar estes dados são passos essenciais do processamento. Normalmente gosto de organizar estes dados em forma de tabela, sem me preocupar com a forma que eles serão apresentados no final do relatório.

Uma tabela é a organização de grupo de campos (ou variáveis).

Toda tabela costuma ter uma linha de cabeçalho que é utilizada para identificar as informações dispostas na mesma posição nas linhas abaixo.

Cada linha abaixo do cabeçalho é um registro que vai trazer todas as informações relacionadas a um indivíduo.

Por exemplo, para o cálculo da folha de pagamento é necessário obter as informações básicas dos empregados como Matrícula, Nome, cargo, salário, data de admissão, etc. Abaixo mostro uma forma de organizar estas informações em forma de tabela.

Note que cada coluna recebe dados em um único formato, procure sempre padronizar as informações.

Os cabeçalhos foram criados conforme o dicas do post abaixo:

Como aplicar 5W2H em relatórios gerenciais