Como organizar dados em tabelas

Depois de realizado os passos iniciais para a preparação de um relatório gerencial (Conforme publicado no último post) o próximo passo é consolidar os dados necessários para fazer o relatório.

Os dados podem estar originalmente nos mais variados formatos possíveis. Transformar e consolidar estes dados são passos essenciais do processamento. Normalmente gosto de organizar estes dados em forma de tabela, sem me preocupar com a forma que eles serão apresentados no final do relatório.

Uma tabela é a organização de grupo de campos (ou variáveis).

Toda tabela costuma ter uma linha de cabeçalho que é utilizada para identificar as informações dispostas na mesma posição nas linhas abaixo.

Cada linha abaixo do cabeçalho é um registro que vai trazer todas as informações relacionadas a um indivíduo.

Por exemplo, para o cálculo da folha de pagamento é necessário obter as informações básicas dos empregados como Matrícula, Nome, cargo, salário, data de admissão, etc. Abaixo mostro uma forma de organizar estas informações em forma de tabela.

Note que cada coluna recebe dados em um único formato, procure sempre padronizar as informações.

Os cabeçalhos foram criados conforme o dicas do post abaixo:

Como aplicar 5W2H em relatórios gerenciais

Como aplicar 5W2H em relatórios gerenciais

Antes de pensar em criar, melhorar ou “automatizar” uma planilha é importante ter as respostas para algumas questões básicas.

Utilizando a metodologia 5W2H, que é uma ferramenta de qualidade, fica mais fácil de lembrar das informações mais importantes da sua planilha / relatório.

■      What? O quê?

O que é o relatório que você está fazendo? Tente imaginar como se chama o “produto” que você vai entregar. Por exemplo: “Planilha de cálculo da folha de pagamento”.

■     Why? Por quê?

Por que você está fazendo este relatório? Vincule esta pergunta com o objetivo do seu relatório. Por Exemplo: “Esta planilha foi preparada para (tem por objetivo) apurar o saldo líquido de salários a pagar”

■     Where? Onde?

Onde o relatório será preparado? Aqui pode se tratar de um lugar físico, por exemplo: “A planilha foi calculada no escritório de Curitiba” ou de um lugar virtual, “A planilha foi calculada no aplicativo MS Excel”.

■     When? Quando?

Quando o relatório foi preparado? Qual a data base? Qual a vigência? Por Exemplo: “Este relatório foi preparado com informações do mês fev/2016”.

■     Who? Quem?

Quem preparou o relatório? Informe o nome da pessoa ou órgão que preparou o relatório para que as pessoas possam entrar em contato em caso de dúvidas.

■     How? Como?

Como o relatório foi preparado? Aqui faça uma descrição passo a passo de como o relatório/cálculo/atividade foi realizada. Por exemplo: “Para calcular a folha de pagamento, obtivemos a marcação de ponto dos funcionários, em seguida...”.

■     How much? Quanto?

Quanto? (Horas, montante, pessoas, etc.) Este campo é opcional, é útil quando no seu relatório você precisa informar o volume de tempo gasto para prepara-lo por exemplo.

Ao invés de escrever item a item fica mais elegante responder estas questões utilizando cabeçalhos e uma aba para escrever os procedimentos efetuados.