Utilizando a metodologia 5W2H,
que é uma ferramenta de qualidade, fica mais fácil de lembrar das informações
mais importantes da sua planilha / relatório.
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What? O quê?
O que é o relatório que você está
fazendo? Tente imaginar como se chama o “produto” que você vai entregar.
Por exemplo: “Planilha de cálculo da folha de pagamento”.
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Why? Por quê?
Por que você está fazendo este relatório? Vincule esta pergunta com o
objetivo do seu relatório. Por Exemplo: “Esta planilha foi preparada para (tem
por objetivo) apurar o saldo líquido de salários a pagar”
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Where? Onde?
Onde o relatório será preparado? Aqui pode se tratar de um lugar físico,
por exemplo: “A planilha foi calculada no escritório de Curitiba” ou de
um lugar virtual, “A planilha foi calculada no aplicativo MS Excel”.
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When? Quando?
Quando o relatório foi preparado? Qual a data base? Qual a vigência? Por
Exemplo: “Este relatório foi preparado com informações do mês fev/2016”.
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Who? Quem?
Quem preparou o relatório? Informe o nome da pessoa ou órgão que
preparou o relatório para que as pessoas possam entrar em contato em caso de dúvidas.
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How? Como?
Como o relatório foi preparado? Aqui faça uma descrição passo a passo de
como o relatório/cálculo/atividade foi realizada. Por exemplo: “Para
calcular a folha de pagamento, obtivemos a marcação de ponto dos funcionários,
em seguida...”.
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How much? Quanto?
Quanto? (Horas, montante, pessoas, etc.) Este campo é
opcional, é útil quando no seu relatório você precisa informar o volume de tempo
gasto para prepara-lo por exemplo.
Ao invés de escrever item a item fica mais elegante responder
estas questões utilizando cabeçalhos e uma aba para escrever os procedimentos
efetuados.
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