Mapeando uma atividade utilizando o SIPOC

No post Como planejar um relatório gerencial demonstrei as etapas a serem executadas antes do desenvolvimento de uma atividade. Porém às vezes temos que assumir atividades que são executadas da mesma forma a muito tempo. Mapear e entender o a atividade antes de realizá-la é uma ótima oportunidade para criticar o processo a fim de realizar melhorias.

Apresento brevemente neste artigo o SIPOC que irá auxiliar na identificação no fluxo  de informações necessários para a realização da atividade.

O SIPOC é uma ferramenta de qualidade utilizada na metodologia six sigma e tem por objetivo identificar os aspectos relevantes do processo. O significado de cada letra está descrito na lista abaixo:

• Suppliers (Fornecedores): As pessoas ou departamentos que fornecem os insumos ou dados necessários para a realização da atividade.
• Inputs (Entradas): São os insumos necessários para a realização da atividade. Caso a atividade seja eletrônica, os dados são considerados como entradas.
• Process (Processos): É o processo detalhado necessário para gerar as saídas da atividade. (a resposta da pergunta How da metodologia 5W2H)
• Output (Saídas): São os produtos, serviços ou informações que devem ser entregues ao final da atividade
• Customers (Clientes): São as pessoas ou departamentos que irão utilizar as saídas da atividade.

Utilizarei o exemplo do cálculo da  folha de pagamento, citado nos posts anteriores,  para demonstrar  como ficaria o diagrama.

 

 

O SIPOC não tem muito segredo, mas o exercício de prepara-lo ajudará você a refletir sobre como as coisas acontecem para então propor melhorias ao processo atual.

Veja outros post sobre como preparar relatórios gerenciais:

Como organizar dados em tabelas
Como planejar um relatório gerencial
Como aplicar 5W2H em relatórios gerenciais

Como aplicar 5W2H em relatórios gerenciais

Antes de pensar em criar, melhorar ou “automatizar” uma planilha é importante ter as respostas para algumas questões básicas.

Utilizando a metodologia 5W2H, que é uma ferramenta de qualidade, fica mais fácil de lembrar das informações mais importantes da sua planilha / relatório.

■      What? O quê?

O que é o relatório que você está fazendo? Tente imaginar como se chama o “produto” que você vai entregar. Por exemplo: “Planilha de cálculo da folha de pagamento”.

■     Why? Por quê?

Por que você está fazendo este relatório? Vincule esta pergunta com o objetivo do seu relatório. Por Exemplo: “Esta planilha foi preparada para (tem por objetivo) apurar o saldo líquido de salários a pagar”

■     Where? Onde?

Onde o relatório será preparado? Aqui pode se tratar de um lugar físico, por exemplo: “A planilha foi calculada no escritório de Curitiba” ou de um lugar virtual, “A planilha foi calculada no aplicativo MS Excel”.

■     When? Quando?

Quando o relatório foi preparado? Qual a data base? Qual a vigência? Por Exemplo: “Este relatório foi preparado com informações do mês fev/2016”.

■     Who? Quem?

Quem preparou o relatório? Informe o nome da pessoa ou órgão que preparou o relatório para que as pessoas possam entrar em contato em caso de dúvidas.

■     How? Como?

Como o relatório foi preparado? Aqui faça uma descrição passo a passo de como o relatório/cálculo/atividade foi realizada. Por exemplo: “Para calcular a folha de pagamento, obtivemos a marcação de ponto dos funcionários, em seguida...”.

■     How much? Quanto?

Quanto? (Horas, montante, pessoas, etc.) Este campo é opcional, é útil quando no seu relatório você precisa informar o volume de tempo gasto para prepara-lo por exemplo.

Ao invés de escrever item a item fica mais elegante responder estas questões utilizando cabeçalhos e uma aba para escrever os procedimentos efetuados.