Como organizar dados em tabelas

Depois de realizado os passos iniciais para a preparação de um relatório gerencial (Conforme publicado no último post) o próximo passo é consolidar os dados necessários para fazer o relatório.

Os dados podem estar originalmente nos mais variados formatos possíveis. Transformar e consolidar estes dados são passos essenciais do processamento. Normalmente gosto de organizar estes dados em forma de tabela, sem me preocupar com a forma que eles serão apresentados no final do relatório.

Uma tabela é a organização de grupo de campos (ou variáveis).

Toda tabela costuma ter uma linha de cabeçalho que é utilizada para identificar as informações dispostas na mesma posição nas linhas abaixo.

Cada linha abaixo do cabeçalho é um registro que vai trazer todas as informações relacionadas a um indivíduo.

Por exemplo, para o cálculo da folha de pagamento é necessário obter as informações básicas dos empregados como Matrícula, Nome, cargo, salário, data de admissão, etc. Abaixo mostro uma forma de organizar estas informações em forma de tabela.

Note que cada coluna recebe dados em um único formato, procure sempre padronizar as informações.

Os cabeçalhos foram criados conforme o dicas do post abaixo:

Como aplicar 5W2H em relatórios gerenciais

Como planejar um relatório gerencial

Sempre que somos requisitados a executar uma atividade temos por hábito iniciar o trabalho sem antes fazer efetivamente um planejamento. O resultado disto são resultado que não agradam ou que não atendem o indivíduo que solicitou a informação, resultando em retrabalho.

 

Para que isto não ocorra é necessário entender como funciona o fluxo para a produção de da informação.

Tudo começa com o input de dados, que são medidas, números e valor sem tratamento.
Após este processo é realizado o processamento destes dados, através da execução de séries ordenadas de atividades a fim de ordenar, classificar ou transformar os dados coletados. O resultado deste processo é a saída de informação.

 

Porém para planejar uma atividade não podemos seguir este mesmo fluxo. Abaixo sugiro alguns passo para serem seguidos com objetivo de aumentar a eficiência no processamento de dados.

Defina o que precisa ser entregue

Antes de colocar a mão na massa faça algumas perguntas básicas para o indivíduo que solicitou a informação para você:

 

>Qual o objetivo do trabalho? Por que e para que o relatório precisa ser preparado?

>O que se espera que seja entregue?

>Qual o formato esperado do relatório?

>Para quem o relatório será entregue? Qual o público da informação?

>Quando o relatório deve ser entregue?

>Quanto tempo que se espera que eu gaste com esta atividade?

>Quanto eu posso gastar para entregar este informação?

Defina as informações necessárias para gerar a informação

Munido das informações obtidas na fase de definição do que precisa ser entregue faça algumas reflexões e responda algumas perguntas:

 

>Quais são as informações mínimas necessárias para eu entregar o que está sendo pedido?

>Quem pode fornecer estas informações?

>Quando estes dados precisam ser fornecidas?

>Qual o formado que os dados precisam ser fornecidas?

>Quanto custa estes dados?

Defina o método mais adequado para o processamento dos dados

Após a definição dos dados de entradas defina a melhor sequência de atividades para agrupar, classificar e transformar os dados obtidos de acordo com o formato definido no primeiro passo.