Mapeando uma atividade utilizando o SIPOC

No post Como planejar um relatório gerencial demonstrei as etapas a serem executadas antes do desenvolvimento de uma atividade. Porém às vezes temos que assumir atividades que são executadas da mesma forma a muito tempo. Mapear e entender o a atividade antes de realizá-la é uma ótima oportunidade para criticar o processo a fim de realizar melhorias.

Apresento brevemente neste artigo o SIPOC que irá auxiliar na identificação no fluxo  de informações necessários para a realização da atividade.

O SIPOC é uma ferramenta de qualidade utilizada na metodologia six sigma e tem por objetivo identificar os aspectos relevantes do processo. O significado de cada letra está descrito na lista abaixo:

• Suppliers (Fornecedores): As pessoas ou departamentos que fornecem os insumos ou dados necessários para a realização da atividade.
• Inputs (Entradas): São os insumos necessários para a realização da atividade. Caso a atividade seja eletrônica, os dados são considerados como entradas.
• Process (Processos): É o processo detalhado necessário para gerar as saídas da atividade. (a resposta da pergunta How da metodologia 5W2H)
• Output (Saídas): São os produtos, serviços ou informações que devem ser entregues ao final da atividade
• Customers (Clientes): São as pessoas ou departamentos que irão utilizar as saídas da atividade.

Utilizarei o exemplo do cálculo da  folha de pagamento, citado nos posts anteriores,  para demonstrar  como ficaria o diagrama.

 

 

O SIPOC não tem muito segredo, mas o exercício de prepara-lo ajudará você a refletir sobre como as coisas acontecem para então propor melhorias ao processo atual.

Veja outros post sobre como preparar relatórios gerenciais:

Como organizar dados em tabelas
Como planejar um relatório gerencial
Como aplicar 5W2H em relatórios gerenciais

Como planejar um relatório gerencial

Sempre que somos requisitados a executar uma atividade temos por hábito iniciar o trabalho sem antes fazer efetivamente um planejamento. O resultado disto são resultado que não agradam ou que não atendem o indivíduo que solicitou a informação, resultando em retrabalho.

 

Para que isto não ocorra é necessário entender como funciona o fluxo para a produção de da informação.

Tudo começa com o input de dados, que são medidas, números e valor sem tratamento.
Após este processo é realizado o processamento destes dados, através da execução de séries ordenadas de atividades a fim de ordenar, classificar ou transformar os dados coletados. O resultado deste processo é a saída de informação.

 

Porém para planejar uma atividade não podemos seguir este mesmo fluxo. Abaixo sugiro alguns passo para serem seguidos com objetivo de aumentar a eficiência no processamento de dados.

Defina o que precisa ser entregue

Antes de colocar a mão na massa faça algumas perguntas básicas para o indivíduo que solicitou a informação para você:

 

>Qual o objetivo do trabalho? Por que e para que o relatório precisa ser preparado?

>O que se espera que seja entregue?

>Qual o formato esperado do relatório?

>Para quem o relatório será entregue? Qual o público da informação?

>Quando o relatório deve ser entregue?

>Quanto tempo que se espera que eu gaste com esta atividade?

>Quanto eu posso gastar para entregar este informação?

Defina as informações necessárias para gerar a informação

Munido das informações obtidas na fase de definição do que precisa ser entregue faça algumas reflexões e responda algumas perguntas:

 

>Quais são as informações mínimas necessárias para eu entregar o que está sendo pedido?

>Quem pode fornecer estas informações?

>Quando estes dados precisam ser fornecidas?

>Qual o formado que os dados precisam ser fornecidas?

>Quanto custa estes dados?

Defina o método mais adequado para o processamento dos dados

Após a definição dos dados de entradas defina a melhor sequência de atividades para agrupar, classificar e transformar os dados obtidos de acordo com o formato definido no primeiro passo.